“Sim! ASAP significa as soon as possible, ou seja, assim que possível. É pra responder rápido, algo que tem urgência.”

O ASAP, que a princípio era apenas uma forma de expressar urgência acabou se tornando um estilo de gestão e um padrão de comportamento. Se os smartphones já faziam com que as pessoas ficassem sempre conectadas, sempre disponíveis ao recebimento de novas demandas, agora com os smartwatches, basta uma “olhadinha no relógio” para receber mais um “asap”. E vamos combinar, dá uma sensação boa de responder algo rápido, não é verdade? Mas isso traz algumas perguntas:

De onde vem a necessidade de responder rápido?

Se o próprio termo diz “as possible” (quando possível), como determinamos esse tempo? Como decidimos quando é possível fazer uma tarefa?  A verdade é que nós acabamos adotando um padrão de alta responsividade baseado na seguinte ideia:

“Profissionais competentes são ágeis e respondem rápido”.

Esse padrão tem como premissa uma idéia falsa de que as respostas rápidas são sempre as melhores. “Nossa, o supervisor já mandou o relatório? Que eficiente!” (Mas será que por ter mandado tão rápido, ele não fez às pressas?)

Essa ligação entre rapidez e qualidade, que pode ser verdade em um contexto mais simples, em muitos casos, pode ter o efeito contrário. Na pressa, podemos acabar agindo por impulso e não avaliar a situação com o cuidado que ela pede. Afinal de contas, quantas vezes nós não acabamos respondendo rápido para “tirar o problema da lista” e não para “dar a melhor solução possível”?

Para piorar, esse padrão, apesar de aparentemente melhorar a eficiência, na verdade tem cobrado um preço alto das pessoas.

Um estudo do departamento de psicologia da Universidade do Norte de Illinois, nos Estados Unidos, cunhou o termo “telepressão”.

“é uma fixação em verificar e responder rapidamente às mensagens” (Barber & Santuzzi, 2015).

Em um mundo competitivo, onde o medo de perder notícias importantes pode custar a sensação de inclusão ou necessidade de saber informações, os indivíduos podem sentir o desejo de responder às mensagens eletrônicas o mais rápido possível, independentemente da hora e do lugar.  Essa nova obsessão tem sido associada ao aumento das faltas ao trabalho, hábitos ruins de sono, esgotamento e outros resultados negativos para a saúde (Barber & Santuzzi, 2015).

Além disso, todos nós podemos ser responsáveis ​​por “telepressionar” os outros, impondo uma “norma de responsividade” com amigos, familiares e colegas de trabalho. Isso inclui ficar chateado quando outros não respondem rapidamente às nossas mensagens e envergonhar os outros em tempos de resposta rápidos usando comunicações em grupo (ou seja, enviar cópia para outros em e-mails) ou enviar várias solicitações por meio de diferentes mídias (ou seja, e-mails e chamadas telefônicas) ( Barley, Meyerson, & Grodal, 2011).

Mas como fazer para equilibrar a necessidade de respostas rápidas com produtividade?

Selecionamos abaixo algumas dicas que podem te ajudar nesse sentido

• Ajustar seus próprios padrões de resposta para evitar o ciclo vicioso de expectativas de responsividade. Por exemplo, agrupar suas comunicações ao longo do dia (ou seja, responder apenas em horários específicos) e definir “horários sem interrupção” pode ajudar a gerenciar essas expectativas com os outros.
• Considerar a verdadeira urgência das demandas. Muitos “asap” acabam engavetados por dias, semanas, porque a urgência não foi considerada pelo requisitante, mas seguida com exagero pelo requisitado. Será que tudo é realmente tão urgente? Você realmente precisa parar seu almoço para responder aquela mensagem?
• Discuta qual é o status atual dessa questão de urgência e hiperresponsividade na sua equipe e estabelçam padrões que equilibrem eficiência sem telepressão.

Para nós não existe uma verdade absoluta, pois cada pessoa responderá de forma diferente. O que precisamos nos manter atentos é para o fato de que as melhores equipes são aquelas que respeitam as emoções do outro e estão conscientes de que todos os membros devem contribuir com a conversa.

Para descobrir como “construir uma equipe mais produtiva”, o Google conduziu um estudo chamado “Project Aristotle” (“Projeto Aristóteles”), no qual centenas de entrevistas com funcionários e a análise de dados de mais de 100 equipes de trabalho na empresa foram realizadas.

Um dos critérios de destaque foi a segurança psicológica de cada indivíduo dentro do grupo, ou seja, de acordo com a Dra. Amy Edmondson, professora de Harvard, segurança psicológica “é uma crença compartilhada pelos membros de uma equipe de que a equipe é segura para a tomada de riscos interpessoais”.

E você? Se sente seguro para expor suas ideias e limitações de forma franca e aberta?

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Até o próximo